网上办事
在线办事
省级法规
您现在所在位置: 政策法规省级法规
工业企业档案分类编号规则
  • 发布时间:2014-07-28
  • 作者:ag视讯客户端|官方
  • 来源:网络
  • 点击率:5994

? 工业企业档案分类编号规则

??DB37/T180-93   山东省地方标准

?

? 1? 主题内容和适用范围

?? 本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

?? 本标准适用于各类工业企业的档案管理。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。

?? 2? 引用标准

?? GB3792.5档案着录规则

?? 3? 名词术语

?? 3.1 企业档案? 是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。

?? 3.2 档案分类? 是根据档案的共同点和差异点,将档案区分为不同类别的逻辑方法。

?? 3.3 类目标识? 识别与区分档案类别的符号。

?? 3.4 档号? 档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。

?? 3.5 目录? 按照一定的次序编排而成的条目组合,是档案检索和报导的工具。

?? 3.6 档案着录? 在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

?? 4? 档案分类

?? 4.1 分类原则? 以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用。

?? 4.2 一级类目的设置? 设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。

?? 4.3 二级及二级以下类目的设置? 二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置,如附录A(补充件),附录A中设置的二级类目,是工业企业档案分类的基本二级类目,企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

?? 工业企业档案分类二级以下类目设置,参照附录A中的基本范围,结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。

?? 4.3.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题(机构)分类设置二级及二级以下类目。

?? 4.3.2产品类档案二级类目按产品种类设置,三级类目按产品型号设置,四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。

?? 4.3.3科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置,三级类目按课题设置。

?? 4.3.4基本建设类档案二级类目按工程性质或用途(生产设施、辅助生产设施、生活设施……)设置,三级类目按建筑项目设置,四级类目按子项工程或专业分工设置。

?? 4.3.5设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类(性能、用途)设置,三级类目按设备仪器型号设置。特大型企业的分厂、车间规模较大,设备数量多,可按分厂或工艺流程设置二级类目,按设备仪器种类设置三级类目,按设备仪器型号设置四级类目。

?? 4.3.6会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他四个二级类目,会计凭证下设现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证等三级类目,会计帐簿下设会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐等三级类目,会计报表下设年度会计报表、月(季度)会计报表等三级类目。

?? 4.3.7干部职工档案按干部、工人分别设置二级类目,共设置干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个二级类目,三级类目按干部、工人个人进行设置。

?? 5、类目标识

?? 5.1 一级类目采用大写汉语拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次标识。亦可采用阿拉伯数字0~9或01~99标识。

?? 5.2 二级及二级以下类目采用阿拉伯数字1~9或01~99标识。产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设类档案亦可直接采用型号或项目代号标识相应级类目。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案类档案要将年度号编入分类类目标识中。

?? 5.3 阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号"?"隔离开,大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。

?? 5.4 标识示意

?????? A??????????????????? 党群工作(一级类目)

?????? A02????????????????? 组织工作(二级类目)

?????? A02?04?1988??????? 组织结构设置(三级类目)

?????? 或

?????? 01??????????????????? 党群工作(一级类目)

?????? 01?02??????????????? 组织工作(二级类目)

?????? 01?02?04?1988????? 组织结构设置(三级类目)

?? 6、案卷排架

?? 企业档案按大类分别排架,大类之间不得交叉混排。

?? 6.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案,分别按大类、年度、问题排架,即把同一大类的案卷首先按年度分排,在各年度内,再将同一问题的案卷按长久、定期顺序排列。亦可按大类、年度、保管期限排架,即在各年度内将同一保管期限案卷按问题顺序排列。

?? 6.2 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案,分别按大类、项目(一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器)排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料,采取预留空位或倒架的方式保持项目档案的完整、系统。

?? 6.3 会计档案按会计凭证、会计帐簿、会计报表分别进行排架。

?? 6.4 干部职工档案案卷的编号和排架方法,按中组部、劳动部、国家档案局的有关规定执行。

?? 7? 档号编制

?? 7.1 企业档案的档号由分类号、案卷号组成。

?? 7.2 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类档案,分别按年度编写案卷顺序号,一个年度一个案卷流水号。

?? 7.3 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案,分别以最低分类类目编写案卷顺序号,便于补充案卷。

?? 7.4? 分类号与案卷号中间用间隔号"-"隔离开。

?? 7.5? 档号示意如附录B(补充件)所示。

?? 8? 检索工具

?? 8.1? 企业要依据本标准设置十个一级类目,结合各类档案管理的特点,对企业档案进行登记着录,建立企业档案检索体系。

?? 8.2? 企业档案应建立总目录、分类目录、底图目录等三种书本式目录和文件级卡片式目录。

?? 8.2.1? 企业档案总目录,亦称总登记帐,主要是对产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案案卷进行登记着录。登记着录时,按照归档时间的先后顺序,以案卷为单位进行流水登记着录。

?? 8.2.2? 企业档案应建立党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计凭证、会计帐簿、会计报表、干部、工人、离退休职工、死亡职工档案等十五种分类目录。分类目录要严格按照各类档案案卷的排架顺序进行登记着录。

?? 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案在编制分类目录时,分别在每一最低分类类目后面预留一定空位,以便补充案卷。

?? 8.2.3? 底图是根据其制成材料和保管利用的要求,对应其蓝图整理顺序,单独平放排列的,应建立一套相应的登记目录。底图目录要对应其蓝图的整理顺序按张进行登记着录。

?? 8.2.4? 企业应依据GB3792.5,对党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案,以单份文件为着录对象建立卡片式目录。

?